Wersja wiążąca: wersją wiążącą jest wersja angielska; niniejsza wersja polska jest tłumaczeniem. W razie rozbieżności rozstrzyga tekst angielski, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy o ochronie konsumentów uprawniają Cię do powołania się na wersję w Twoim języku.
1. Postanowienia ogólne
Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników strony internetowej racetime.net (dalej: „Serwis") oraz osób kontaktujących się z administratorem.
Polityka jest spełnieniem obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (RODO).
Zakres niniejszej Polityki. Polityka dotyczy danych, dla których RaceTime jest administratorem: korzystania z Serwisu (strony informacyjne, logi techniczne), bezpłatnego okresu próbnego (trial), korespondencji e-mail oraz opcjonalnej analityki za zgodą. Nie dotyczy danych osobowych uczestników publikowanych w wynikach zawodów - w tym zakresie administratorem jest organizator zawodów, firma pomiarowa (timer) jest podmiotem przetwarzającym, a RaceTime dalszym podmiotem przetwarzającym (podprocesorem). Zasady przetwarzania danych w wynikach opisuje sekcja 15 „Wyniki a dane osobowe uczestników" poniżej oraz informacja o prywatności konkretnego wydarzenia.
2. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w zakresie opisanym w niniejszej Polityce (korzystanie z Serwisu, bezpłatny okres próbny, korespondencja e-mail, logi techniczne, opcjonalna analityka za zgodą) jest:
| Nazwa | RaceTime Łukasz Kuczmarski |
|---|---|
| Adres | ul. Hubego 30/3, 87-100 Toruń, Polska |
| NIP | 8921436736 |
| dpa@racetime.net |
Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. W sprawach dotyczących Twoich danych osobowych prosimy o kontakt na powyższy adres e-mail.
Ważne: powyższe dotyczy wyłącznie danych przetwarzanych przez RaceTime jako administratora. W odniesieniu do danych uczestników publikowanych w wynikach zawodów administratorem jest organizator, a RaceTime jest jedynie dalszym podmiotem przetwarzającym — szczegóły w sekcji 15.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania
Przetwarzamy Twoje dane osobowe w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:
a) Obsługa formularza zgłoszenia do bezpłatnego okresu próbnego
- Cel: rozpatrzenie zgłoszenia, kontakt zwrotny, uruchomienie bezpłatnego okresu próbnego, prowadzenie korespondencji.
- Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a) RODO - Twoja zgoda wyrażona poprzez przesłanie formularza i zaznaczenie checkboxa zgody.
- Dane: imię i nazwisko, e-mail, nazwa firmy, kraj, używany sprzęt pomiarowy, liczba imprez rocznie, typy imprez, opcjonalna wiadomość, opcjonalne dane planowanej imprezy.
b) Korespondencja e-mail
- Cel: odpowiedź na zapytanie, prowadzenie konwersacji biznesowej.
- Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO - prawnie uzasadniony interes administratora polegający na obsłudze korespondencji.
- Dane: adres e-mail, treść wiadomości, opcjonalne dane podane przez nadawcę.
c) Korzystanie z Serwisu (logi techniczne)
- Cel: zapewnienie bezpieczeństwa i poprawnego działania Serwisu, ochrona przed nadużyciami.
- Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO - prawnie uzasadniony interes administratora.
- Dane: adres IP, typ przeglądarki, system operacyjny, czas wizyty, odwiedzane strony.
d) Zabezpieczenie formularza przed spamem (CAPTCHA)
- Cel: ochrona formularza przed automatycznymi botami i spamem.
- Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO - prawnie uzasadniony interes.
- Dane: dane techniczne przekazywane do Cloudflare Turnstile (m.in. adres IP, dane przeglądarki) - skrypt ładuje się wyłącznie na stronie formularza zgłoszenia. Cloudflare działa jako podmiot przetwarzający.
4. Odbiorcy danych - podmioty przetwarzające
Twoje dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców, którzy działają jako podmioty przetwarzające na podstawie zawartych umów powierzenia (DPA):
| Podmiot | Cel | Lokalizacja |
|---|---|---|
| Amazon Web Services EMEA SARL | Hosting i przechowywanie danych (CloudFront, S3, RDS, Route 53) oraz e-mail transakcyjny (SES) | Dane w spoczynku: UE (region eu-north-1, Sztokholm); sieć CDN: węzły globalne/USA - z odpowiednimi zabezpieczeniami |
| Cloudflare, Inc. | Ochrona formularza zgłoszenia przed botami (Turnstile), routing poczty | UE / USA |
| ImprovMX (Apilayer s.r.o.) | Forwarding wiadomości e-mail z domeny racetime.net | UE (Czechy) |
| Google LLC | Skrzynka pocztowa odbiorcza (Gmail) - odbiór wiadomości z domeny | USA |
| Google Ireland Ltd. / Google LLC | Opcjonalna analityka (Google Analytics 4) - tylko po Twojej zgodzie w banerze cookies | UE / USA |
Wszystkie czcionki serwowane są z własnej infrastruktury RaceTime (nie korzystamy z Google Fonts). Analityka Google Analytics 4 działa w trybie Consent Mode v2 - domyślnie wyłączona i uruchamiana wyłącznie po wyrażeniu zgody w banerze cookies. Strony z wynikami pobierają ponadto niektóre elementy od dostawców treści (flagi państw - Flagpedia; mapy - OpenFreeMap; wideo - YouTube, dopiero po naciśnięciu „odtwórz"; zdjęcia z zawodów - serwis fotograficzny wskazany przez organizatora; czytnik numerów w kiosku Result Stand - jsDelivr), którzy otrzymują wówczas adres IP w celu dostarczenia pliku. Szczegóły w Polityce cookies.
5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Niektórzy z podwykonawców mają siedzibę w Stanach Zjednoczonych. Przekazanie danych odbywa się w oparciu o jeden z poniższych mechanizmów, w zależności od konkretnego dostawcy:
- w przypadku gdy odbiorca jest certyfikowany w ramach EU-US Data Privacy Framework (decyzja wykonawcza Komisji Europejskiej (UE) 2023/1795) - na podstawie tej decyzji o odpowiednim stopniu ochrony,
- w przypadku gdy odbiorca nie uczestniczy w DPF - na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską,
- jeżeli wymagane są dodatkowe środki techniczne lub organizacyjne (np. szyfrowanie end-to-end) - są one stosowane łącznie ze SCC.
Lista aktualnie certyfikowanych podmiotów w DPF dostępna jest pod adresem dataprivacyframework.gov.
6. Okres przechowywania danych
- Zgłoszenie do bezpłatnego okresu próbnego - przez okres rozpatrywania zgłoszenia oraz przez 12 miesięcy od daty ostatniej aktywności, chyba że rozpoczniesz bezpłatny okres próbny - wówczas dane są przechowywane przez czas jego trwania i przez 3 lata od jego zakończenia (na potrzeby rozliczeń, dochodzenia roszczeń i wypełnienia obowiązków prawnych).
- Korespondencja e-mail - przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi oraz przez 3 lata od ostatniej wymiany wiadomości, chyba że dłuższy okres wymagany jest przez prawo.
- Logi serwerowe - przez okres do 30 dni, po czym są anonimizowane lub usuwane.
- Pliki cookies - zgodnie z Polityką cookies.
7. Twoje prawa
W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:
- Prawo dostępu (art. 15 RODO) - możesz uzyskać informację o tym, jakie Twoje dane przetwarzamy i otrzymać ich kopię.
- Prawo do sprostowania (art. 16 RODO) - możesz żądać poprawienia nieprawidłowych lub niekompletnych danych.
- Prawo do usunięcia („prawo do bycia zapomnianym" - art. 17 RODO) - możesz żądać usunięcia danych, gdy nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane, gdy cofniesz zgodę, lub gdy dane są przetwarzane niezgodnie z prawem.
- Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) - możesz żądać ograniczenia przetwarzania w określonych okolicznościach.
- Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) - możesz otrzymać dane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie i przesłać je innemu administratorowi.
- Prawo sprzeciwu (art. 21 RODO) - wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie.
- Prawo do cofnięcia zgody (art. 7 ust. 3 RODO) - w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem.
Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się z nami na adres: dpa@racetime.net.
8. Prawo do wniesienia skargi
Masz prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest:
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
uodo.gov.pl
9. Dobrowolność podania danych
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do:
- złożenia zgłoszenia do bezpłatnego okresu próbnego - bez podania wymaganych pól formularz nie zostanie wysłany,
- otrzymania odpowiedzi na zapytanie skierowane drogą e-mail.
10. Profilowanie i decyzje automatyczne
Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na Ciebie.
11. Pliki cookies
Szczegółowe informacje o plikach cookies wykorzystywanych w Serwisie znajdziesz w Polityce cookies.
12. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych, w szczególności:
- szyfrowanie połączeń (HTTPS / TLS) oraz szyfrowanie danych w spoczynku,
- kontrola dostępu oparta na rolach na kontach administracyjnych oraz dziennik działań administracyjnych,
- regularne aktualizacje oprogramowania,
- ograniczony dostęp do danych - tylko upoważnione osoby,
- kopie zapasowe.
13. Zmiany Polityki prywatności
Zastrzegamy sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki prywatności. O istotnych zmianach poinformujemy poprzez ogłoszenie nowej wersji w Serwisie, podając datę aktualizacji. W przypadku zarejestrowanych użytkowników bezpłatnego okresu próbnego - powiadomimy także drogą e-mail.
14. Kontakt
W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych skontaktuj się z nami:
RaceTime Łukasz Kuczmarski
ul. Hubego 30/3, 87-100 Toruń
E-mail: dpa@racetime.net
15. Wyniki a dane osobowe uczestników (publikacja wyników)
Ta część jest informacją o modelu przetwarzania danych w wynikach. W tym zakresie RaceTime nie jest administratorem: administratorem jest organizator zawodów, firma pomiarowa (timer) jest podmiotem przetwarzającym, a RaceTime dalszym podmiotem przetwarzającym (podprocesorem). Dla konkretnego wydarzenia ta sama informacja jest dostępna z konkretnymi danymi organizatora i firmy pomiarowej pod adresem /e/<wydarzenie>/privacy (link „Prywatność i Twoje dane" w stopce strony z wynikami).
Kto jest kim (łańcuch ról)
Administrator (właściciel danych): organizator zawodów — organizator wskazany w informacji o prywatności danego wydarzenia. Decyduje, jakie dane zebrać i że wyniki są publiczne.
Podmiot przetwarzający: firma pomiarowa (timer) — firma pomiarowa wskazana w informacji o prywatności danego wydarzenia. Mierzy czas i obsługuje wyniki na polecenie organizatora.
Dalszy podmiot przetwarzający: RaceTime Łukasz Kuczmarski (ul. Hubego 30/3, 87-100 Toruń, NIP 8921436736) - dostarcza platformę firmie pomiarowej.
Jakie dane są publikowane
W zależności od konfiguracji wydarzenia: imię i nazwisko, płeć, kategoria, rocznik, klub/drużyna, miejscowość, prowincja/województwo, narodowość, numer startowy, czasy, miejsca i status. Jeśli organizator włączył zdjęcia - również wizerunek. Dane kontaktowe oraz ewentualny kontakt alarmowy/informacje o zdrowiu nie są publikowane.
Podstawa prawna (ustala organizator): art. 6 ust. 1 lit. b) RODO - umowa uczestnictwa, gdy ma zastosowanie; lit. f) - prawnie uzasadniony interes w publikacji wyników (po ocenie równowagi interesów); lit. a) - zgoda, gdy jest używana (np. zdjęcia, dane małoletnich).
Źródło danych: rejestracja u organizatora, importy i odczyty pomiaru firmy pomiarowej, portal uczestnika oraz systemy wydarzenia.
Odbiorcy danych: firma pomiarowa i RaceTime oraz podprocesorzy RaceTime (zob. rejestr podprocesorów: Amazon Web Services - region eu-north-1/Sztokholm; Cloudflare; Google; ImprovMX). Przekazania poza EOG na podstawie EU-US Data Privacy Framework lub SCC.
Ustawienia prywatności i Twoje prawa
Organizator lub firma pomiarowa może na Twoją prośbę włączyć: anonimizację wyniku, wyłączenie śledzenia na żywo, ukrycie zdjęć. Przysługują Ci prawa z RODO (art. 15-21), w tym sprzeciw wobec publikacji wyniku. Żądania kieruj w pierwszej kolejności do organizatora; firma pomiarowa i RaceTime pomagają technicznie. Możesz też napisać na dpa@racetime.net - przekażemy sprawę.
Przechowywanie: opublikowane wyniki mają charakter archiwalny i mogą pozostać publiczne, chyba że organizator zdecyduje inaczej. Pozostałe dane uczestników (dane kontaktowe, surowe odczyty, kontakt alarmowy / informacje o zdrowiu) są przechowywane tak długo, jak poleci organizator, i usuwane lub anonimizowane na jego polecenie albo na Twoje uzasadnione żądanie; zalecane okresy domyślne określa umowa powierzenia. Małoletni: publikacja za zgodą i na odpowiedzialność organizatora/opiekunów; organizator może ograniczyć widoczność danych dzieci.