RaceTime · Dokument prawny

Polityka prywatności

1. Postanowienia ogólne

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników strony internetowej racetime.net (dalej: „Serwis") oraz osób kontaktujących się z administratorem.

Polityka jest spełnieniem obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (RODO).

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w zakresie opisanym w niniejszej Polityce (korzystanie z Serwisu, bezpłatny okres próbny, korespondencja e-mail, logi techniczne, opcjonalna analityka za zgodą) jest:

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. W sprawach dotyczących Twoich danych osobowych prosimy o kontakt na powyższy adres e-mail.

Ważne: powyższe dotyczy wyłącznie danych przetwarzanych przez RaceTime jako administratora. W odniesieniu do danych uczestników publikowanych w wynikach zawodów administratorem jest organizator, a RaceTime jest jedynie dalszym podmiotem przetwarzającym — szczegóły w sekcji 15.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Przetwarzamy Twoje dane osobowe w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

a) Obsługa formularza zgłoszenia do bezpłatnego okresu próbnego

  • Cel: rozpatrzenie zgłoszenia, kontakt zwrotny, uruchomienie bezpłatnego okresu próbnego, prowadzenie korespondencji.
  • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a) RODO - Twoja zgoda wyrażona poprzez przesłanie formularza i zaznaczenie checkboxa zgody.
  • Dane: imię i nazwisko, e-mail, nazwa firmy, kraj, używany sprzęt pomiarowy, liczba imprez rocznie, typy imprez, opcjonalna wiadomość, opcjonalne dane planowanej imprezy.

b) Korespondencja e-mail

  • Cel: odpowiedź na zapytanie, prowadzenie konwersacji biznesowej.
  • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO - prawnie uzasadniony interes administratora polegający na obsłudze korespondencji.
  • Dane: adres e-mail, treść wiadomości, opcjonalne dane podane przez nadawcę.

c) Korzystanie z Serwisu (logi techniczne)

  • Cel: zapewnienie bezpieczeństwa i poprawnego działania Serwisu, ochrona przed nadużyciami.
  • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO - prawnie uzasadniony interes administratora.
  • Dane: adres IP, typ przeglądarki, system operacyjny, czas wizyty, odwiedzane strony.

d) Zabezpieczenie formularza przed spamem (CAPTCHA)

  • Cel: ochrona formularza przed automatycznymi botami i spamem.
  • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO - prawnie uzasadniony interes.
  • Dane: dane techniczne przekazywane do Cloudflare Turnstile (m.in. adres IP, dane przeglądarki) - skrypt ładuje się wyłącznie na stronie formularza zgłoszenia. Cloudflare działa jako podmiot przetwarzający.

4. Odbiorcy danych - podmioty przetwarzające

Twoje dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców, którzy działają jako podmioty przetwarzające na podstawie zawartych umów powierzenia (DPA):

Wszystkie czcionki serwowane są z własnej infrastruktury RaceTime (nie korzystamy z Google Fonts). Analityka Google Analytics 4 działa w trybie Consent Mode v2 - domyślnie wyłączona i uruchamiana wyłącznie po wyrażeniu zgody w banerze cookies. Strony z wynikami pobierają ponadto niektóre elementy od dostawców treści (flagi państw - Flagpedia; mapy - OpenFreeMap; wideo - YouTube, dopiero po naciśnięciu „odtwórz"; zdjęcia z zawodów - serwis fotograficzny wskazany przez organizatora; czytnik numerów w kiosku Result Stand - jsDelivr), którzy otrzymują wówczas adres IP w celu dostarczenia pliku. Szczegóły w Polityce cookies.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy z podwykonawców mają siedzibę w Stanach Zjednoczonych. Przekazanie danych odbywa się w oparciu o jeden z poniższych mechanizmów, w zależności od konkretnego dostawcy:

  • w przypadku gdy odbiorca jest certyfikowany w ramach EU-US Data Privacy Framework (decyzja wykonawcza Komisji Europejskiej (UE) 2023/1795) - na podstawie tej decyzji o odpowiednim stopniu ochrony,
  • w przypadku gdy odbiorca nie uczestniczy w DPF - na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską,
  • jeżeli wymagane są dodatkowe środki techniczne lub organizacyjne (np. szyfrowanie end-to-end) - są one stosowane łącznie ze SCC.

Lista aktualnie certyfikowanych podmiotów w DPF dostępna jest pod adresem dataprivacyframework.gov.

6. Okres przechowywania danych

  • Zgłoszenie do bezpłatnego okresu próbnego - przez okres rozpatrywania zgłoszenia oraz przez 12 miesięcy od daty ostatniej aktywności, chyba że rozpoczniesz bezpłatny okres próbny - wówczas dane są przechowywane przez czas jego trwania i przez 3 lata od jego zakończenia (na potrzeby rozliczeń, dochodzenia roszczeń i wypełnienia obowiązków prawnych).
  • Korespondencja e-mail - przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi oraz przez 3 lata od ostatniej wymiany wiadomości, chyba że dłuższy okres wymagany jest przez prawo.
  • Logi serwerowe - przez okres do 30 dni, po czym są anonimizowane lub usuwane.
  • Pliki cookies - zgodnie z Polityką cookies.

7. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

  • Prawo dostępu (art. 15 RODO) - możesz uzyskać informację o tym, jakie Twoje dane przetwarzamy i otrzymać ich kopię.
  • Prawo do sprostowania (art. 16 RODO) - możesz żądać poprawienia nieprawidłowych lub niekompletnych danych.
  • Prawo do usunięcia („prawo do bycia zapomnianym" - art. 17 RODO) - możesz żądać usunięcia danych, gdy nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane, gdy cofniesz zgodę, lub gdy dane są przetwarzane niezgodnie z prawem.
  • Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) - możesz żądać ograniczenia przetwarzania w określonych okolicznościach.
  • Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) - możesz otrzymać dane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie i przesłać je innemu administratorowi.
  • Prawo sprzeciwu (art. 21 RODO) - wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie.
  • Prawo do cofnięcia zgody (art. 7 ust. 3 RODO) - w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem.

Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się z nami na adres: dpa@racetime.net.

8. Prawo do wniesienia skargi

Masz prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
uodo.gov.pl

9. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do:

  • złożenia zgłoszenia do bezpłatnego okresu próbnego - bez podania wymaganych pól formularz nie zostanie wysłany,
  • otrzymania odpowiedzi na zapytanie skierowane drogą e-mail.

10. Profilowanie i decyzje automatyczne

Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na Ciebie.

11. Pliki cookies

Szczegółowe informacje o plikach cookies wykorzystywanych w Serwisie znajdziesz w Polityce cookies.

12. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych, w szczególności:

  • szyfrowanie połączeń (HTTPS / TLS) oraz szyfrowanie danych w spoczynku,
  • kontrola dostępu oparta na rolach na kontach administracyjnych oraz dziennik działań administracyjnych,
  • regularne aktualizacje oprogramowania,
  • ograniczony dostęp do danych - tylko upoważnione osoby,
  • kopie zapasowe.

13. Zmiany Polityki prywatności

Zastrzegamy sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki prywatności. O istotnych zmianach poinformujemy poprzez ogłoszenie nowej wersji w Serwisie, podając datę aktualizacji. W przypadku zarejestrowanych użytkowników bezpłatnego okresu próbnego - powiadomimy także drogą e-mail.

14. Kontakt

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych skontaktuj się z nami:

RaceTime Łukasz Kuczmarski
ul. Hubego 30/3, 87-100 Toruń
E-mail: dpa@racetime.net

15. Wyniki a dane osobowe uczestników (publikacja wyników)

Kto jest kim (łańcuch ról)

Administrator (właściciel danych): organizator zawodów — organizator wskazany w informacji o prywatności danego wydarzenia. Decyduje, jakie dane zebrać i że wyniki są publiczne.

Podmiot przetwarzający: firma pomiarowa (timer) — firma pomiarowa wskazana w informacji o prywatności danego wydarzenia. Mierzy czas i obsługuje wyniki na polecenie organizatora.

Dalszy podmiot przetwarzający: RaceTime Łukasz Kuczmarski (ul. Hubego 30/3, 87-100 Toruń, NIP 8921436736) - dostarcza platformę firmie pomiarowej.

Jakie dane są publikowane

W zależności od konfiguracji wydarzenia: imię i nazwisko, płeć, kategoria, rocznik, klub/drużyna, miejscowość, prowincja/województwo, narodowość, numer startowy, czasy, miejsca i status. Jeśli organizator włączył zdjęcia - również wizerunek. Dane kontaktowe oraz ewentualny kontakt alarmowy/informacje o zdrowiu nie są publikowane.

Podstawa prawna (ustala organizator): art. 6 ust. 1 lit. b) RODO - umowa uczestnictwa, gdy ma zastosowanie; lit. f) - prawnie uzasadniony interes w publikacji wyników (po ocenie równowagi interesów); lit. a) - zgoda, gdy jest używana (np. zdjęcia, dane małoletnich).

Źródło danych: rejestracja u organizatora, importy i odczyty pomiaru firmy pomiarowej, portal uczestnika oraz systemy wydarzenia.

Odbiorcy danych: firma pomiarowa i RaceTime oraz podprocesorzy RaceTime (zob. rejestr podprocesorów: Amazon Web Services - region eu-north-1/Sztokholm; Cloudflare; Google; ImprovMX). Przekazania poza EOG na podstawie EU-US Data Privacy Framework lub SCC.

Ustawienia prywatności i Twoje prawa

Organizator lub firma pomiarowa może na Twoją prośbę włączyć: anonimizację wyniku, wyłączenie śledzenia na żywo, ukrycie zdjęć. Przysługują Ci prawa z RODO (art. 15-21), w tym sprzeciw wobec publikacji wyniku. Żądania kieruj w pierwszej kolejności do organizatora; firma pomiarowa i RaceTime pomagają technicznie. Możesz też napisać na dpa@racetime.net - przekażemy sprawę.

Przechowywanie: opublikowane wyniki mają charakter archiwalny i mogą pozostać publiczne, chyba że organizator zdecyduje inaczej. Pozostałe dane uczestników (dane kontaktowe, surowe odczyty, kontakt alarmowy / informacje o zdrowiu) są przechowywane tak długo, jak poleci organizator, i usuwane lub anonimizowane na jego polecenie albo na Twoje uzasadnione żądanie; zalecane okresy domyślne określa umowa powierzenia. Małoletni: publikacja za zgodą i na odpowiedzialność organizatora/opiekunów; organizator może ograniczyć widoczność danych dzieci.

RaceTime · Legal document

Privacy Policy

1. General provisions

This Privacy Policy describes how personal data of users of the racetime.net website (the "Site") and persons contacting the controller is processed.

This document constitutes the information notice required under Article 13 of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 (GDPR).

2. Data controller

The controller of the personal data processed under this Policy (use of the Site, the free trial, email correspondence, technical logs, optional consent-based analytics) is:

No Data Protection Officer has been appointed. For all data-protection matters, please use the email above.

Important: the above applies only to data RaceTime processes as a controller. For participants' personal data published in race results, the event organizer is the controller and RaceTime is only a sub-processor — see section 15.

3. Purposes and legal bases of processing

a) Free-trial request form

  • Purpose: review your request, contact you, set up your free trial, maintain correspondence.
  • Legal basis: Art. 6(1)(a) GDPR - your consent, given by submitting the form and ticking the consent checkbox.
  • Data: name, email, company, country, timing hardware used, events per year, event types, optional message, optional planned event details.

b) Email correspondence

  • Purpose: respond to your inquiry, conduct business correspondence.
  • Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR - legitimate interest in handling correspondence.
  • Data: email address, message content, optional sender-provided data.

c) Use of the Site (technical logs)

  • Purpose: ensure the security and proper operation of the Site, prevent abuse.
  • Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR - legitimate interest.
  • Data: IP address, browser type, operating system, visit time, pages visited.

d) Form spam protection (CAPTCHA)

  • Purpose: protect the form against bots and spam.
  • Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR - legitimate interest.
  • Data: technical data sent to Cloudflare Turnstile (including IP address and browser data) - the script loads only on the request-form page. Cloudflare acts as processor.

4. Recipients - processors

Your personal data may be transferred to the following categories of recipients acting as processors under data-processing agreements (DPAs):

All fonts are served from RaceTime's own infrastructure (we do not use Google Fonts). Google Analytics 4 runs in Consent Mode v2 - denied by default and activated only after consent via the cookie banner. Results pages also fetch some elements from content providers (country flags - Flagpedia; maps - OpenFreeMap; video - YouTube, only after you press play; race photos - the photo service chosen by the organizer; the Result Stand kiosk's bib reader - jsDelivr), which then receive your IP address to deliver the file. See the Cookie Policy.

5. Transfers outside the EEA

Some of our processors are established in the United States. Such transfers are made on the basis of one of the following mechanisms, depending on the specific provider:

  • where the recipient is certified under the EU-US Data Privacy Framework (European Commission Implementing Decision (EU) 2023/1795) - on the basis of that adequacy decision,
  • where the recipient does not participate in the DPF - on the basis of Standard Contractual Clauses (SCCs) approved by the European Commission,
  • where additional technical or organisational measures are required (e.g. end-to-end encryption), they are applied alongside the SCCs.

The current list of DPF-certified entities is available at dataprivacyframework.gov.

6. Retention periods

  • Free-trial request - for the time needed to review the request plus 12 months from the last activity. If you start a free trial, data is retained for the duration of the trial plus 3 years after termination (for settlement, claims and statutory obligations).
  • Email correspondence - for the time needed to respond plus 3 years from the last exchange, unless longer retention is required by law.
  • Server logs - up to 30 days, then anonymized or deleted.
  • Cookies - see the Cookie Policy.

7. Your rights

In relation to the processing of your personal data, you have the following rights:

  • Right of access (Art. 15 GDPR) - to obtain information about and a copy of your data.
  • Right to rectification (Art. 16 GDPR) - to have inaccurate or incomplete data corrected.
  • Right to erasure ("right to be forgotten" - Art. 17 GDPR).
  • Right to restriction (Art. 18 GDPR).
  • Right to data portability (Art. 20 GDPR).
  • Right to object (Art. 21 GDPR) - to processing based on legitimate interest.
  • Right to withdraw consent (Art. 7(3) GDPR) - at any time, without affecting the lawfulness of prior processing.

To exercise these rights, contact us at dpa@racetime.net.

8. Right to lodge a complaint

You have the right to lodge a complaint with a supervisory authority. In Poland this is:

President of the Personal Data Protection Office (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych)
ul. Stawki 2, 00-193 Warsaw, Poland
uodo.gov.pl

9. Voluntary provision of data

Providing personal data is voluntary but necessary to:

  • submit a free-trial request - without required fields the form cannot be sent,
  • receive a response to an email inquiry.

10. Profiling and automated decisions

We do not make decisions based solely on automated processing, including profiling, that produce legal effects concerning you or similarly significantly affect you.

11. Cookies

Detailed information about cookies used on the Site is in our Cookie Policy.

12. Data security

We apply appropriate technical and organisational measures to secure personal data, including:

  • encrypted connections (HTTPS / TLS) and encryption of data at rest,
  • role-based access control on admin accounts and an audit log of administrative actions,
  • regular software updates,
  • access restricted to authorised persons,
  • backups.

13. Changes to the Privacy Policy

We reserve the right to amend this Privacy Policy. Material changes will be announced by publishing a new version on the Site, with the date of update. Registered free-trial users will additionally be notified by email.

14. Contact

For data-protection matters, please contact us:

RaceTime Łukasz Kuczmarski
ul. Hubego 30/3, 87-100 Toruń, Poland
Email: dpa@racetime.net

15. Race results & participant data (publication of results)

Who is who (the chain of roles)

Controller (data owner): the event organizer — the organizer named in each event's privacy notice. Decides what data is collected and that results are public.

Processor: the timing company (timer) — the timing company named in each event's privacy notice. Times the event and handles results on the organizer's instructions.

Sub-processor: RaceTime Łukasz Kuczmarski (ul. Hubego 30/3, 87-100 Toruń, Poland; NIP 8921436736) - provides the platform to the timing company.

What is published

Depending on event configuration: name, gender, category, birth year, club/team, city, province/state, nationality, bib number, times, placings and status. If the organizer enabled photos - also your image. Contact details and any emergency contact / health information are not published.

Legal basis (set by the organizer): Art. 6(1)(b) GDPR where a participation contract applies; (f) - legitimate interest in publishing results (subject to a balancing test); (a) - consent where used (e.g. photos, minors).

Source of the data: registration with the organizer, the timing company's imports and timing reads, the participant portal, and event systems.

Recipients: the timing company and RaceTime, plus RaceTime's sub-processors (see the sub-processor register: Amazon Web Services - region eu-north-1/Stockholm; Cloudflare; Google; ImprovMX). Transfers outside the EEA rely on the EU-US Data Privacy Framework or SCC.

Privacy settings and your rights

The organizer or the timing company can, at your request, enable: anonymise result, disable live tracking, hide photos. You have GDPR rights (Arts. 15-21), including objecting to publication of your result. Address requests to the organizer first; the timing company and RaceTime assist technically. You can also write to dpa@racetime.net and we will forward it.

Retention: published results are archival and may remain public unless the organizer decides otherwise. Other participant data (contact details, raw timing reads, emergency contact / health information) is kept for as long as the organizer instructs and deleted or anonymised on the organizer's instruction or on your justified request; the recommended default periods are set in the data-processing agreement. Minors: publication is on the organizer's/guardians' consent and responsibility; the organizer can limit visibility of children's data.